Merhaba evlere hapsolmuş iş dünyası!
Hepimiz COVID-19 pandemisi nedeniyle iş yerlerimizi terk edip evlerimize çekildik. Bizler de Servis365 ailesi olarak bu günlerde buruk bir mecburi dinlenme sürecinde olsak da boş durmayıp, bu süreçte neler yapılmalıydı, hala neleri yapmak için fırsatımız var ve bu süreç neleri değiştirecek sorularına yanıt verelim istedim.
İş yerlerimizi nasıl kapattık?
Ülkemizde ilk vakanın görülmesinden sonra, birçok işletmenin kendi inisiyatifi ile işyerlerini geçici süreli olarak kapatmasını tavsiye niteliğinde kararlar ve yasal düzenlemeler izledi. Alışveriş merkezleri, eğlence mekanları, pek çok restoran, ofisler, plazalar gönüllü veya zorunlu olarak kapalı konumda. Peki korku ve panik halinde iş yerlerimizi nasıl kapattık? Gereken tüm teknik tedbirleri veya güvenlik önlemlerini alabildik mi? Açıkçası bu konunun biraz aceleye geldiğini ve fazla önemsenmediğini düşünenlerdenim. Konuya profesyonelce yaklaşan işyerleri olsa da genel olarak kapanış süreçleri idari personellerin kendi inisiyatifine bırakıldı. Ancak gerekli önlemler alınmadan yapılacak kontrolsüz kapanışlar bu süreçte birçok teknik soruna ve güvenlik zafiyetine neden olabilir. Türkiye’de güvenlik konusunda geçmişte çok kötü örnekler olmasa da uzun süreli elektrik kesintileri ve kasırgalarda kötü deneyimleri olan Amerika Birleşik Devletleri’ndeki özellikle lüks perakendeciler, yağma ihtimaline karşı cadde mağazaların vitrinlerine ahşap plakalar kaplamaya varacak önlemler almış durumda.
İş yerlerimizi nasıl kapatmalıydık?
Uzun süreli bir tatile çıkarken evimizi veya tatil dönüşü yazlığımızı kapatırken buzdolabını boşaltmayı, kapağını aralık bırakmayı, koltuklarımızın üstünü örtmeyi, mümkünse pencereyi aralık bırakmayı, gaz ve su vanalarını kapatmayı anne-babalarımızdan öğrenmiştik. Peki bir iş yeri nasıl kapatılmalı?
Siz de tahmin edersiniz ki bir ofisi veya mağazayı kapatmak, bir yazlık evi kapatıp gitmekten biraz daha kapsamlı bir iş listesi oluşturuyor. İş yerlerinizdeki mobilyaların ve ürünleri muhafaza etmek, teknik altyapınızın geri döndüğünüzde de sağlıklı şekilde kullanabilmek için işyerinizi doğru şekilde kapatmak oldukça önemli. Aslında işyerinizdeki teknik donanıma, altyapıya ve dekorasyona göre değişmekle beraber işe bir kapanış uygulama listesi oluşturarak başlamalısınız. Bu listeyi uygulayacak ekip ve kontrol edecek sorumluyu belirlemelisiniz. Kapanış sürecinde bu özenle hareket etmediyseniz de henüz geç değil. Daha fazla geç kalmadan önlemlerinizi kontrol edebilirsiniz.
Dikkat edilmesi gereken konular neler?
İşyerlerimiz elektrik, mekanik ve mimari olarak bir sistemler bütünü. O anda akla gelmeyecek herhangi bir önlem daha sonra başınızı ağrıtabilir. Kendi kapanış uygulama listenizi oluştururken dikkat edilmesi gerekenler için aşağıdakilere bir göz atın.
- Öncelikle iş sürekliliğini sağlamak için gerekli IT altyapısına sahip olduğunuzdan emin olun. Teknolojik altyapısını doğru kurgulamış olan iş yerleri için bu süreç çok daha kolay.
- Elektrik panosundaki bazı sigortaları önlem amaçlı olarak kapatabilirsiniz. Aman dikkat, çalışır durumda bırakacağınız sistemlerin sigortalarını yanlışlıkla kapatmayın. Eğer sürekli kapalı konumda kalması gereken sigorta veya şalterleriniz var ise bunların üzerine uyarı etiketi yapıştırın.
- Mecburen açık konumda bıraktığınız sistem veya cihazlarınız var ise UPS ve elektrik panonuz çalışmaya ve dolayısıyla günlük rutininizdeki kadar olmasa da ısınmaya devam
edecektir. Bu yüzden teknik odanızın klimasının soğutmada çalışır durumda olması ya da en azından odanın sürekli havalanır şekilde bırakılmasında fayda var. Yangın gibi büyük bir riski gözden kaçırmayın. - İklimlendirme sistemi, aydınlatma sistemi gibi zaman ayarlı programlı olabilecek sistemlerini manuel olarak kapalı hale getirmeyi unutmayın. Tesisi kullanmadığınız halde enerji faturası ödemek istemezsiniz.
- Görünen o ki iklimlendirme sistemleri uzun süre kapalı konumda kalacak. Klimalarınızın özellikle hava filtrelerini temiz ve kuru olarak bıraktığınıza emin olmalısınız.
- Buzdolabı, soğuk oda, soğuk dolap gibi cihaz ve sistemlere sahipseniz bunları mümkünse boşaltın. Boşaltamadıysanız ürün kaybı oluşmaması ve bakteri oluşumunu engellemek için uygun şekilde çalıştığına emin olun.
- Çay semaveri, kahve makinesi, su ısıtıcısı gibi cihazları fişten çekin ve temiz olarak bırakın. Muhtemelen o son bulaşıklar yıkanmadı, kapağını açıp bakmakta fay var.
- Mobilyalarınızı ve açık rafları toza ve neme karşı naylon örtülerle kaplayın.
- Güneş ışınları mobilya ve ürünleriniz için yıpratıcı olabilir. Perde veya geçici kaplamalar ile güneşe karşı önlem alın.
- Gündelik rutinde tamiratı sürekli ertelenen arızalı kameralar, çalışmayan sesli uyarı sistemleri gibi sorunlarınız varsa bunları çalışır hale getirin. Yokluğunuzda yaşanabilecek olası bir olay ile alakalı işyerinizdeki her bölgeyi kayıt altında tutmanız gerekiyor.
- Yangın algılama ve alarm sistemlerinin çalışır durumda olduğunu kontrol edin.
- Elektrik, gaz, su sayaçlarının son endeks bilgilerini not edin. Onlara bağlı çalışan bir sisteminiz yoksa su ve gaz vanalarını kapatın.
- İlaçlama takviminizi kontrol edin ve bu süreçte de takvime uygun olarak ilerleyin. Haşere ve kemirgenler yokluğunuzu fırsat bilip kendi hükümdarlığını ilan edebilir.
- Mahallerin uzun süre kapalı ve havasız kalması kötü koku ve rutubetlenmeye neden olabilir. Özellikle masif mobilyalar, doğal deri kaplamalar havasız kalarak zarar görebilir. Eğer güvenlik zafiyeti veya hasar riski oluşturmuyorsa işyerinize taze hava girişini sağlayın.
- İş yerinizdeki bitkileri doğrudan güneşe maruz kalmayacak şekilde konumlandırın. Toprağının daha uzun süre nemli kalması için bir pet şişe suyu ters olarak toprağına batırıp basit bir damla sulama düzeneği kurabilirsiniz.
- Kapılarınızın güvenli şekilde kilitlendiğini, kepenk, panjur gibi fiziki güvenlik elemanlarının sorunsuz olarak çalıştığını kontrol edin.
- Kapınızın dışına, kepenginizin üstüne görünebilir bir yere bilgilendirme yazısı ve acil durumlarda size ulaşılabilecek bir iletişim bilgisi yapıştırın. Müşterilerinizi de e-ticaret platformunuza yönlendirmek isteyebilirsiniz.
Gerekli önlemlerimizi alarak iş yerlerimizi kapattık, peki ya sonra?
Alınacak bu önlemler, olası birçok sorunun önüne geçecektir. Rutin kontroller ile bunları sürekli hale de getirebiliriz. Ama görünen o ki iş dünyası değişiyor. Yaşanılan bu süreç aslında iyi kurgulanmış bir simülasyon gibi. Geç kaldıklarımızı, hala yapabileceklerimizi ve asıl önemli olanın hangisi olduğunu fark etmek için bize bir deneyim alanı sunuyor. Var olanı korumak birinci adım olsa da, bu süreç atılacak iş geliştirme adımlarının fikir altyapısını hazırlamak için de müthiş bir fırsat.
Bu süreci nasıl yönetmeliyiz? Yeniden açılış öncesi yapılması gerekenler neler? Bizi neler bekliyor?
Bundan böyle daha çok yazarak tüm bu soruları yanıtlamaya çalışacağız. Siz de benzer sorulara kafa yoranlardansanız takipte; ama #evdekalın.